Budjetointi, kun budjettivastaavia on monta, ilman kiertäviä Excel-tiedostoja
Kun kymmenen tai viisikymmentä esihenkilöä budjetoi oman osuutensa, budjettiprosessista tulee logistiikkaongelma. Aikaa vievät harvoin itse luvut, vaan versioiden hallinta, aikataulujen muistuttelu ja kaiken yhteenlasku budjetiksi, jonka pohjalta johto voi päättää.
Yrityksessä, jossa on yksi talousjohtaja ja toimitusjohtaja, budjetin voi rakentaa taulukkoon yhdessä iltapäivässä. Kun toiminnassa on monta osastoa, myymälää, projektia tai yhtiötä, budjetin pitää tulla niiltä, jotka toimintaa pyörittävät, ja silloin taulukot alkavat kiertää. Jokainen esihenkilö saa välilehden, täyttää sen ja lähettää takaisin, ja taloushallinto liittää kaiken yhteen. Sitten jokin oletus muuttuu ja kaikki alkaa alusta.
Tässä oppaassa käydään läpi, miten budjettiprosessi järjestetään, kun mukana on monta ihmistä: aikataulu, roolit, miten raamit ja yksityiskohdat kohtaavat ja mitä budjetointityökalun pitää hallita, jotta taulukoista voi luopua.
Miksi Excel toimii huonosti, kun budjettivastaavia on monta
- Versiot erkanevat. Syyskuussa lähetetty tiedosto ei ole sama, joka palaa lokakuussa. Joku on lisännyt rivin, joku toinen muuttanut kaavaa, eikä kukaan tiedä, mikä tiedosto on voimassa.
- Yhteenlasku vie päiviä. Jokainen palautettu välilehti pitää tarkistaa ja liittää yhteiseen malliin ennen kuin johto näkee kokonaisuuden.
- Kaikki näkevät kaiken tai ei mitään. Joko esihenkilöt saavat koko tiedoston kaikkien palkkoineen ja katteineen, tai he saavat oman kopion, joka ei liity muuhun.
- Toteuma puuttuu. Budjettivastaavat budjetoivat parhaiten, kun he näkevät, mitä he ovat tähän mennessä todella tehneet tileittäin ja kuukausittain. Se vaatii uuden otteen kirjanpidosta jokaiselle välilehdelle.
- Muutokset ovat kalliita. Kun johto muuttaa raamia tai oletusta, esimerkiksi palkankorotuksia, muutoksen pitää näkyä kaikilla välilehdillä yhtä aikaa.
Aikataulu, joka pitää
Kalenterivuoden budjettityö alkaa yleensä syyskuussa ja on valmis marras- tai joulukuun hallituksen kokoukseen. Mitä enemmän budjettivastaavia, sitä tärkeämpää on, että jokaisella vaiheella on päivämäärä ja omistaja.
| Mitä | Kuka | Milloin | |
|---|---|---|---|
| 1. Lähtöoletukset | Tavoitteet, raamit, palkankorotukset, hinnankorotukset | Johto ja taloushallinto | Syyskuun alku |
| 2. Pohjatiedot jakoon | Toteuma vuoden alusta ja koko vuoden ennuste | Taloushallinto | Syyskuun puoliväli |
| 3. Budjetti alhaalta | Jokainen vastaava budjetoi oman osuutensa | Budjettivastaavat | Syyskuusta lokakuuhun |
| 4. Täsmäytys | Yhteenlasku, vertailu raameihin, korjaukset | Taloushallinto ja johto | Lokakuu |
| 5. Päätös | Budjetti vahvistetaan ja lukitaan | Hallitus | Marras- tai joulukuu |
Raamit ylhäältä, yksityiskohdat alhaalta
Useimmat organisaatiot päätyvät yhdistelmään. Johto asettaa raamit: liikevaihtotavoitteen, katteen, henkilöstömäärän ja kaikkia koskevat oletukset, kuten palkankorotukset ja vuokrankorotukset. Budjettivastaavat täyttävät yksityiskohdat raamien sisällä, koska he tietävät, mitkä asiakkaat ovat tulossa, mitä tehtäviä täytetään ja mihin kuluihin voi vaikuttaa.
Tärkeintä on, että heti näkyy, jos yksityiskohtien summa ei vastaa raameja, jotta keskustelu käydään lokakuussa eikä marraskuussa.
Kuka tekee mitä
- Johto asettaa tavoitteet ja yhteiset oletukset ja päättää, kun raamit ja yksityiskohdat eivät täsmää.
- Taloushallinto omistaa mallin, tilikartan ja aikataulun, tuottaa toteuman ja laskee yhteen.
- Budjettivastaavat budjetoivat oman osuutensa: osastonsa, myymälänsä, projektinsa tai yhtiönsä. He näkevät oman toteumansa ja budjettinsa, eivät välttämättä muiden.
- Hallitus vahvistaa budjetin ja seuraa sen jälkeen toteumaa sitä vasten.
Budjetoi oikealla tasolla
Yleinen virhe on pyytää esihenkilöitä budjetoimaan jokainen tilikartan tili. Siitä tulee satoja rivejä, joihin kukaan ei osaa suhtautua. Antakaa budjettivastaavien työskennellä ajureilla, jotka he ymmärtävät, kuten henkilöstömäärä, tuntihinta, asiakasmäärä tai myynti myymälää kohden, ja antakaa mallin laskea tilit. Silloin budjetti on helpompi laatia ja seurata, koska poikkeamat voi selittää samoilla ajureilla.
Mitä budjetointityökalun pitää hallita
- Toteuma haetaan automaattisesti kirjanpidosta, jotta jokainen vastaava näkee, mitä vuoden aikana on tapahtunut.
- Kaikki työskentelevät samassa budjetissa, ja käyttöoikeudet määrittävät, kuka näkee ja muuttaa mitä.
- Muuttuneet oletukset päivittyvät kaikkialle ilman, että kukaan rakentaa taulukoita uudelleen.
- Yhteenlaskut osastoittain, yhtiöittäin ja konsernille syntyvät heti, myös kun yhtiöillä on eri taloushallinnon järjestelmät.
- Näkyy, kuka muutti mitä, ja budjetin voi lukita, kun se on vahvistettu.
- Päätöksen jälkeen toteumaa seurataan budjettia vasten joka kuukausi tiliin ja tositteeseen asti.
Näin se toimii Fintowerissa
Fintowerissa budjetti rakennetaan jo kirjatun pohjalta yhtiöittäin ja kustannuspaikoittain. Toteuma haetaan taloushallinnon järjestelmästä, esimerkiksi Fortnoxista, Vismasta tai Business Centralista, ja budjettivastaavat työskentelevät oman osuutensa parissa, kun johto seuraa kokonaisuutta. Käyttöoikeudet määrittävät, kuka näkee ja muuttaa mitä, joten taulukoita ei tarvitse lähettää edestakaisin.
Jos teillä on jo budjettimalli Excelissä, sen voi ladata Fintoweriin. Päätöksen jälkeen toteumaa seurataan budjettia vasten automaattisesti, ja rullaava ennuste lasketaan uudelleen, kun uutta toteumaa tulee. Rakennamme budjettimallin ja raportit nykyisen työtapanne pohjalta, ja käyttöönotto sisältyy hintaan.