Konsolidointi, kun yhtiöillä on eri taloushallinnon järjestelmät
Yhdellä yhtiöllä on Fortnox, toisella Visma ja viimeisimmällä yritysostolla jotain aivan muuta. Näin saatte konsernin kokoon joka kuukausi ilman, että yhdenkään yhtiön tarvitsee vaihtaa järjestelmää.
Useimmat konsernit eivät ole valinneet eri taloushallinnon järjestelmiä. Niin on vain käynyt. Ostettu yhtiö toi mukanaan oman järjestelmänsä, suomalainen tytäryhtiö kirjaa siihen, mitä sen tilitoimisto käyttää, ja emoyhtiöllä on edelleen se järjestelmä, joka sillä on aina ollut.
Silloin konserni kootaan usein käsin. Jokainen yhtiö ottaa raportin, joku kohdistaa tilit, täsmäyttää sisäiset laskut ja laskee kaiken yhteen taulukossa. Tässä oppaassa käydään läpi, miten konserni konsolidoidaan, kun yhtiöillä on eri järjestelmät, vaihe vaiheelta, ja miksi järjestelmää tarvitsee harvoin vaihtaa, jotta asiat saadaan kuntoon.
Vaihtaa järjestelmää vai konsolidoida päälle?
Moni miettii ensin, pitäisikö kaikki yhtiöt siirtää samaan järjestelmään. Se voi olla pitkällä aikavälillä oikein, mutta se on iso projekti: jokainen yhtiö pitää siirtää, tilitoimisto saattaa työskennellä toisessa järjestelmässä eikä historia yleensä tule mukana.
Toinen tapa on antaa jokaisen yhtiön kirjata siellä, missä se kirjaa nyt, ja konsolidoida päälle. Silloin jokaista järjestelmää luetaan suoraan ja tilit kohdistetaan yhteiseen konsernin tilikarttaan. Seuraava yritysosto kytketään mukaan nykyisellä järjestelmällään kaupan toteutumispäivästä alkaen.
Esimerkki
| Järjestelmä | Valuutta | Mitä tarvitaan | |
|---|---|---|---|
| Emoyhtiö | Fortnox | SEK | Sisäiset lainat ja laskut tytäryhtiöiden kanssa |
| Tytäryhtiö 1 | Visma | SEK | Oma tilikartta, joka kohdistetaan konsernin tilikarttaan |
| Tytäryhtiö 2 | Business Central | SEK | Kustannuspaikat, joiden pitää kulkea mukana |
| Ostettu yhtiö Suomessa | Muu järjestelmä | EUR | Muunto, liikearvo ja vähemmistö kaupasta alkaen |
Vaihe vaiheelta
- Kytkekää jokaisen yhtiön järjestelmä suoraan. Viennit vanhenevat samana päivänä, kun ne otetaan. Kun konsolidointi lukee kirjanpitoa suoraan, viimeisin kuukausi on mukana heti, kun yhtiö on kirjannut sen.
- Päättäkää konsernin tilikartta ja kohdistakaa tilit. Jokaisen yhtiön tilit osoittavat konsernin tiliin. Tilien, joilta puuttuu konsernin tili, pitää näkyä heti eikä paljastua vasta, kun raportti on jo mennyt hallitukselle.
- Eliminoikaa sisäiset erät. Yhtiöiden väliset laskut, lainat ja osingot poistetaan, jotta konserni näyttää vain sen, mikä koskee konsernin ulkopuolta. Se edellyttää, että sisäiset vastapuolet voidaan tunnistaa jokaisen yhtiön kirjanpidosta.
- Muuntakaa ulkomaiset yhtiöt. Tuloslaskelma ja tase muunnetaan konsernin valuuttaan ennen yhteenlaskua, ja muuntoero kootaan omaan erään omassa pääomassa.
- Ottakaa yritysostot mukaan päivämäärän mukaan. Pääoman eliminointi, liikearvo poistoineen ja vähemmistön osuus lasketaan omistusosuuksista kaupan toteutumispäivästä alkaen ja viedään jokaiseen kuukauteen.
- Tarkistakaa ja lukitkaa. Jokaisen ajon jälkeen pitää nähdä, että tase täsmää, kaikki tilit on kohdistettu ja sisäiset erät kumoavat toisensa. Kun kuukausi on valmis, se lukitaan.
Kysymyksiä ennen mallin valintaa
- Mitä taloushallinnon järjestelmiä yhtiöillä on nyt, ja mitä voi tulla seuraavan yritysoston mukana?
- Kuinka usein johto ja hallitus haluavat nähdä konsernin luvut, joka kuukausi vai tilinpäätöksessä?
- Kuka laatii konsernin tilinpäätöksen, te itse vai tilitoimisto?
- Pitääkö budjettia, ennustetta ja maksuvalmiutta seurata konsernitasolla samalla tilikartalla?
- Miten osoitatte, että konsernin luvut pitävät paikkansa, kun tilintarkastaja tai pankki kysyy?
Näin se toimii Fintowerissa
Fintower kytkee jokaisen yhtiön taloushallinnon järjestelmän, esimerkiksi Fortnoxin, Visman, Hogian tai Business Centralin, ja kohdistaa tilit yhteiseen konsernin tilikarttaan. Järjestelmää ei vaihdeta eikä siirtoa tarvita. Konserni lasketaan automaattisesti uudelleen joka yö eliminointeineen, yritysostoineen, vähemmistöosuuksineen ja valuuttamuuntoineen Ruotsin keskuspankin kursseilla, ja se laaditaan ruotsalaisen K3-normiston luvun 19 mukaan.
Jokaisen ajon jälkeen tarkistetaan, että tase täsmää ja kaikki tilit on kohdistettu, ja valmiit kuukaudet lukitaan. Konsernin luvuista voi porautua yhtiöön, tiliin ja tositteeseen, ja budjetti, ennuste ja maksuvalmius ovat samalla alustalla. Rakennamme konsernirakenteen, tilikartan ja raportit osana käyttöönottoa.