Budget med många budgetansvariga, utan Excel som mejlas runt
När tio eller femtio chefer ska budgetera sin del blir budgetprocessen ett logistikproblem. Det som tar tid är sällan siffrorna, utan att hålla ihop versioner, påminna om deadlines och summera allt till en budget som ledningen kan fatta beslut på.
I ett bolag med en ekonomichef och en vd kan budgeten byggas i ett kalkylark på en eftermiddag. När verksamheten har många avdelningar, butiker, projekt eller bolag behöver budgeten komma från dem som driver verksamheten, och då börjar arken skickas runt. Varje chef får en flik, fyller i den, skickar tillbaka, och ekonomiavdelningen klistrar ihop allt. Sedan ändras en förutsättning och allt börjar om.
Den här guiden går igenom hur ni lägger upp budgetprocessen när många är inblandade: tidplan, roller, hur ramar och detaljer möts, och vad ett budgetverktyg behöver klara för att arken ska kunna läggas ner.
Därför fungerar Excel dåligt med många budgetansvariga
- Versionerna glider isär. Arket som skickades ut i september är inte det som kommer tillbaka i oktober. Någon har lagt till en rad, någon annan har ändrat en formel, och ingen vet vilken fil som gäller.
- Summeringen tar dagar. Varje inskickad flik ska kontrolleras och klistras in i en samlad modell innan ledningen ser helheten.
- Alla ser allt eller ingenting. Antingen får cheferna hela filen med allas löner och marginaler, eller så får de en egen kopia som inte hänger ihop med resten.
- Utfallet saknas. Budgetansvariga budgeterar bäst när de ser vad de faktiskt gjort hittills i år, per konto och månad. Det kräver ett nytt uttag ur bokföringen till varje flik.
- Förändringar blir dyra. När ledningen ändrar en ram eller ett antagande, till exempel lönerevisionen, ska det slå igenom i alla flikar samtidigt.
En tidplan som håller
För ett kalenderår brukar budgetarbetet starta i september och vara klart till styrelsemötet i november eller december. Ju fler budgetansvariga, desto viktigare är det att varje steg har ett datum och en ägare.
| Vad | Vem | När | |
|---|---|---|---|
| 1. Förutsättningar | Mål, ramar, lönerevision, prisökningar | Ledning och ekonomi | Början av september |
| 2. Underlag ut | Utfall hittills i år och prognos för helåret | Ekonomi | Mitten av september |
| 3. Budget nerifrån | Varje ansvarig budgeterar sin del | Budgetansvariga | September till oktober |
| 4. Avstämning | Summera, jämför mot ramarna, justera | Ekonomi och ledning | Oktober |
| 5. Beslut | Budgeten fastställs och låses | Styrelse | November eller december |
Ramar uppifrån, detaljer nerifrån
De flesta organisationer landar i en blandning. Ledningen sätter ramarna: omsättningsmål, marginal, antal anställda och de antaganden som gäller alla, som lönerevision och hyreshöjningar. De budgetansvariga fyller i detaljerna inom ramarna, eftersom det är de som vet vilka kunder som tillkommer, vilka tjänster som ska tillsättas och vilka kostnader som går att påverka.
Poängen är att det ska synas direkt när summan av detaljerna inte går ihop med ramarna, så att diskussionen kan tas i oktober och inte i november.
Vem gör vad
- Ledningen sätter mål och gemensamma antaganden och fattar beslut när ramar och detaljer inte går ihop.
- Ekonomiavdelningen äger modellen, kontoplanen och tidplanen, tar fram utfallet och summerar.
- De budgetansvariga budgeterar sin del: sin avdelning, butik, sitt projekt eller bolag. De ser sitt eget utfall och sin egen budget, inte nödvändigtvis andras.
- Styrelsen fastställer budgeten och följer sedan upp utfallet mot den.
Budgetera på rätt nivå
En vanlig miss är att be cheferna budgetera på varje konto i kontoplanen. Det ger hundratals rader som ingen kan förhålla sig till. Låt de budgetansvariga arbeta med drivare de förstår, som antal anställda, timpris, antal kunder eller försäljning per butik, och låt modellen räkna fram kontona. Det gör budgeten lättare att lägga och lättare att följa upp, eftersom avvikelsen går att förklara med samma drivare.
Vad ett budgetverktyg ska klara
- Utfallet hämtas automatiskt från bokföringen, så att varje ansvarig ser vad som hänt hittills i år.
- Alla arbetar i samma budget, och behörigheter styr vem som ser och ändrar vad.
- Ändrade antaganden slår igenom överallt utan att någon bygger om arken.
- Summering per avdelning, bolag och för koncernen sker direkt, även när bolagen har olika ekonomisystem.
- Det går att se vem som ändrat vad, och att låsa budgeten när den är fastställd.
- Efter beslutet följs utfallet upp mot budgeten varje månad, ner till konto och verifikat.
Så fungerar det i Fintower
I Fintower bygger ni budgeten på det ni redan bokfört, per bolag och kostnadsställe. Utfallet hämtas från ekonomisystemet, till exempel Fortnox, Visma eller Business Central, och budgetansvariga arbetar med sin del medan ledningen följer helheten. Behörigheterna styr vem som ser och ändrar vad, så inga ark behöver skickas runt.
Har ni redan en budgetmodell i Excel kan den laddas upp och läggas in i Fintower. Efter beslutet följs utfallet upp mot budgeten automatiskt, och den rullande prognosen räknas om när nytt utfall kommer in. Vi sätter upp budgetmodellen och rapporterna utifrån hur ni arbetar i dag, och implementation och onboarding ingår.