Konsolidering när bolagen har olika ekonomisystem
Ett bolag har Fortnox, ett annat Visma och det senaste förvärvet något helt annat. Så får ni ihop koncernen varje månad utan att något bolag behöver byta system.
De flesta koncerner har inte valt att ha olika ekonomisystem. Det har blivit så. Ett förvärvat bolag kom med sitt eget system, ett dotterbolag i Finland bokför i något som deras byrå använder, och moderbolaget har kvar det system det alltid haft.
Då byggs koncernen ofta ihop för hand. Varje bolag tar ut en rapport, någon mappar kontona, stämmer av de interna fakturorna och summerar i ett kalkylark. Den här guiden går igenom hur ni konsoliderar en koncern med olika ekonomisystem, steg för steg, och varför ni sällan behöver byta system för att få ordning på det.
Byta system eller konsolidera ovanpå?
Det första många funderar på är att flytta alla bolag till samma ekonomisystem. Det kan vara rätt på sikt, men det är ett stort projekt: varje bolag ska migreras, byrån kanske arbetar i ett annat system och historiken följer sällan med.
Det andra sättet är att låta varje bolag bokföra där det gör i dag och konsolidera ovanpå. Då läses varje system direkt och kontona mappas till en gemensam koncernkontoplan. Nästa förvärv kopplas in med sitt befintliga system från tillträdesdagen.
Ett exempel
| System | Valuta | Det som behövs | |
|---|---|---|---|
| Moderbolaget | Fortnox | SEK | Interna lån och fakturor mot dotterbolagen |
| Dotterbolag 1 | Visma | SEK | Egen kontoplan som mappas till koncernens |
| Dotterbolag 2 | Business Central | SEK | Kostnadsställen som ska följa med |
| Förvärvat bolag i Finland | Annat system | EUR | Omräkning, goodwill och minoritet från tillträdet |
Steg för steg
- Koppla in varje bolags system direkt. Exporter blir inaktuella samma dag de tas ut. Läser konsolideringen bokföringen direkt finns den senaste månaden med så fort bolaget bokfört.
- Bestäm en koncernkontoplan och mappa kontona. Varje bolags konton pekar på ett koncernkonto. Konton som saknar koncernkonto ska synas direkt, inte upptäckas när rapporten redan gått till styrelsen.
- Eliminera det interna. Interna fakturor, lån och utdelningar mellan bolagen räknas bort, så att koncernen bara visar det som gäller utanför koncernen. Det kräver att de interna motparterna går att känna igen i varje bolags bokföring.
- Räkna om utländska bolag. Resultat och balans räknas om till koncernens valuta innan något summeras, och omräkningsdifferensen samlas på ett eget ställe i eget kapital.
- Ta med förvärven per datum. Kapitaleliminering, goodwill med avskrivning och minoritetens andel räknas fram ur ägarandelarna från tillträdesdagen och följer med i varje månad.
- Kontrollera och lås. Efter varje körning ska det gå att se att balansen går ihop, att alla konton är mappade och att det interna gick jämnt ut. När månaden är klar låses den.
Frågor att ställa innan ni väljer upplägg
- Vilka ekonomisystem har bolagen i dag, och vilka kan tillkomma vid nästa förvärv?
- Hur ofta vill ledningen och styrelsen se koncernens siffror, varje månad eller vid bokslutet?
- Vem gör koncernens årsredovisning, ni själva eller byrån?
- Ska budget, prognos och likviditet följas upp på koncernnivå, i samma kontoplan?
- Hur visar ni att koncernens siffror stämmer när revisorn eller banken frågar?
Så fungerar det i Fintower
Fintower kopplar in varje bolags ekonomisystem, till exempel Fortnox, Visma, Hogia eller Business Central, och mappar kontona till en gemensam koncernkontoplan. Ni byter inte ekonomisystem och ingen migrering behövs. Koncernen räknas om automatiskt varje natt, med eliminering, förvärv, minoritet och valutaomräkning med Riksbankens kurser, och upprättas enligt K3 kapitel 19.
Efter varje körning kontrolleras att balansen går ihop och att alla konton är mappade, och färdiga månader låses. Ni kan gå från koncernens siffror ner till bolag, konto och verifikat, och budget, prognos och likviditet ligger i samma plattform. Vi sätter upp koncernstrukturen, kontoplanen och rapporterna som en del av onboardingen.