Likviditetsprognos för en koncern: så bygger ni den
En likviditetsbudget visar om pengarna räcker enligt planen. En likviditetsprognos visar om de räcker med det ni vet i dag. I en koncern ska båda gå att läsa per bolag och för koncernen, utan att interna lån räknas två gånger.
De flesta koncerner har bra koll på resultatet och sämre koll på kassan. Resultatet följs upp varje månad mot budget, medan likviditeten ofta lever i ett kalkylark som ekonomichefen uppdaterar när det börjar bli trångt. Det fungerar så länge bolagen är få och marginalerna goda. När koncernen växer, köper bolag eller lånar pengar mellan bolagen blir arket för långsamt och för svårt att lita på.
Den här guiden går igenom vad som skiljer en likviditetsbudget från en likviditetsprognos, vilka poster som ska med, vad som är speciellt i en koncern och hur ni får prognosen att hålla sig aktuell.
Likviditetsbudget och likviditetsprognos, vad är skillnaden?
En likviditetsbudget görs en gång per år, oftast tillsammans med resultatbudgeten. Den översätter planen till pengar in och pengar ut månad för månad, och den visar om bolaget behöver låna eller kan amortera under året.
En likviditetsprognos uppdateras löpande. Den utgår från dagens banksaldo och från det ni vet nu: obetalda kundfakturor, leverantörsfakturor som förfaller, löner, moms och skatt. Prognosen svarar på frågan om pengarna räcker de kommande veckorna och månaderna, med hänsyn till det som faktiskt har hänt.
| Likviditetsbudget | Likviditetsprognos | |
|---|---|---|
| Syfte | Översätta årets plan till pengar | Se om pengarna räcker med det ni vet i dag |
| Startpunkt | Budgeterat resultat och planerade investeringar | Dagens banksaldo och öppna fakturor |
| Uppdateras | En gång per år, ibland vid halvåret | Varje vecka eller varje månad |
| Tidshorisont | Budgetåret, månad för månad | 13 veckor framåt, sedan månad för månad |
| Används till | Finansieringsbehov, samtal med banken | Betalningsplanering, kreditlöfte, utdelning |
Vilka poster ska med?
En likviditetsprognos byggs enklast med den direkta metoden, alltså in- och utbetalningar sorterade efter när pengarna faktiskt rör sig. Det är lättare att läsa än den indirekta metoden som utgår från resultatet och justerar för rörelsekapital, och det är den som går att stämma av mot banken i efterhand.
Inbetalningar
- Kundinbetalningar, fördelade efter förfallodag och hur sent kunderna brukar betala.
- Övriga inbetalningar, till exempel försäljning av tillgångar, bidrag eller ränteintäkter.
- Nya lån, nyemission och aktieägartillskott.
- Interna inbetalningar från andra koncernbolag, som lån, utdelning och koncernbidrag.
Utbetalningar
- Leverantörsfakturor, efter förfallodag.
- Löner, arbetsgivaravgifter och pensionspremier.
- Moms, preliminärskatt och andra skatter, med datum från skattekontot.
- Hyror, leasing och andra fasta kostnader.
- Investeringar och förvärv.
- Räntor och amorteringar.
- Interna utbetalningar till andra koncernbolag.
Det som är speciellt i en koncern
En koncern har samma poster som ett enskilt bolag, plus några som gör det svårare att summera.
- Interna lån och fakturor. När moderbolaget lånar ut pengar till ett dotterbolag är det en utbetalning i det ena bolaget och en inbetalning i det andra. Summerar ni bolagen rakt av ser koncernen ut att ha både mer intäkter och mer kostnader än den har. Interna flöden ska synas per bolag men räknas bort i koncernens totala prognos.
- Koncernkonto eller cash pool. Med ett koncernkonto kan ett bolag ligga på minus medan koncernen har gott om pengar. Prognosen behöver visa både varje bolags saldo och det gemensamma utrymmet, annars missar ni när ett enskilt bolag närmar sig sin gräns.
- Koncernbidrag och utdelning. De flyttar pengar mellan bolagen och påverkar när skatt ska betalas. Lägg in dem som egna rader med datum, inte som en justering i slutet av året.
- Valuta. Bolag i andra länder ska räknas om till koncernens valuta innan de summeras. Använd samma kurser som i resten av koncernrapporteringen, så att prognosen går att jämföra med utfallet.
- Förvärv. Ett nytt bolag kommer ofta med ett eget ekonomisystem, egna bankkonton och egna kreditavtal. Prognosen ska kunna ta in bolaget från tillträdesdagen utan att någon bygger om arket.
Rytmen: vecka för vecka nära, månad för månad längre fram
De flesta som arbetar med likviditet i en koncern landar i två horisonter. De kommande 13 veckorna följs vecka för vecka, eftersom det är där löner, moms och stora leverantörsbetalningar avgör om kontot räcker. Resten av året följs månad för månad, som underlag för finansiering, investeringar och utdelning.
Uppdatera den korta horisonten varje vecka. Jämför sedan förra veckans prognos med vad som faktiskt hände på banken. Skillnaden visar var antagandena brister, oftast i hur fort kunderna betalar.
Därför slutar kalkylarket att räcka
Ett kalkylark kan räkna en likviditetsprognos, det är inte problemet. Problemet är att varje uppdatering kräver nya uttag ur bokföringen, banken och skattekontot för varje bolag, och att de interna posterna ska stämmas av för hand. När det tar en halv dag att uppdatera prognosen blir den uppdaterad en gång i månaden, och då är den inte längre en prognos.
Det är också svårt att se varifrån en siffra kommer. När banken eller styrelsen frågar varför kassan väntas sjunka i mars ska svaret gå att följa tillbaka till fakturorna och antagandena, inte till en cell som bara en person förstår.
Så fungerar det i Fintower
I Fintower hämtas utfallet automatiskt från varje bolags ekonomisystem, till exempel Fortnox, Visma eller Business Central. Banksaldon och transaktioner kommer från bankkopplingen, och skattekontots saldo och kommande skatter med förfallodatum hämtas från Skatteverket. Prognosen framåt bygger ni med egna antaganden per bolag, och koncernens prognos summeras med de interna posterna borträknade.
Eftersom budgeten, prognosen och koncernkonsolideringen ligger i samma plattform används samma koncernkontoplan och samma valutakurser i alla tre. Ni kan lägga upp scenarier, till exempel ett förvärv eller en tappad kund, och se vad de betyder för kassan i varje bolag.